Demak – Jumat (5/6), ANRI diharapkan dapat melakukan pembinaan secara kontinu ke instansi-instansi ke instansi-instansi pemerintah, terutama dalam hal pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan sehingga semua data arsip yang dikeluarkan oleh pemerintah khususnya yang terkait dengan pengelolaan arsip kepedudukan itu dapat dipercaya, valid dan akurat.
Selain informasi arsip kependudukan seperti yang dikemukakan sebelumnya, ada juga arsip yang lebih spesifik menyangkut kepemilikan dari penduduk, yaitu dokumen kependudukan. Menurut Undang-Undang RI Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, dokumen ini merekam semua peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dialami oleh penduduk Indonesia, baik yang berada di dalam dan/atau di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), seperti : biodata penduduk, kartu keluarga, Kartu Tanda Penduduk (KTP), surat keterangan kependudukan, dan akta pencatatan sipil. Dokumen ini merupakan data kependudukan yang diberikan oleh negara terhadap identitas penduduk, sekaligus pengakuan negara terhadap hak sipil dan hak politik bagi setiap warga negara.
Penyempurnaan terhadap identitas warga negara saat ini juga tengah dilakukan melalui program elektronik KTP (e-KTP) yang berbasis kepada database kependudukan secara nasional. Sebagai dokumen kependudukan, maka e-KTP dilengkapi Nomor Induk Kependudukan (NIK) dengan sistem keamanan/ pengendalian sebagai alat verifikasi dan validasi database penduduk, baik dari sisi administrasi dan teknologi informasi. Penerbitan e-KTP dengan single identity number bertujuan untuk mencegah adanya KTP ganda, dan dapat berguna untuk penerbitan paspor, SIM, NPWP, asuransi, dan sertifikat hak atas tanah, serta keperluan lain yang terkait dengan hak sipil maupun hak politik warga negara.
Hak sipil setiap warga negara terekam dari sejak terciptanya akta kelahiran sebagai bukti autentik pengakuan negara terhadap seseorang. Seorang penduduk belum diakui sebagai warga negara apabila belum mempunyai akta kelahiran, KTP dan kartu keluarga. Demikian pula dengan paspor, merupakan pengakuan warga negara yang diberikan negara saat yang bersangkutan berada di luar negeri. Adanya paspor maka dengan sendirinya memberikan rasa aman bagi setiap warga negara, karena negara wajib melindungi keberadaan setiap warga negara kapanpun dan dimanapun.
Dengan demikian data kependudukan, arsip kependudukan maupun dokumen kependudukan yang tercipta dari instansi pemerintah memainkan peran penting, tidak hanyamasalahkependudukan yang akurat, lengkap, dan termutahirkan jelas menjadi warga negara dalam menggunakan hak-hak sipilnya maupun hak politiknya. Itu berarti, pengelolaan terhadap data kependudukan dan dokumen kependudukan harus dilakukan secara sungguh-sungguh, terintegrasi, dan satu sama lain saling melengkapi. Tidak hanya berhenti di situ, semua data kependudukan, arsip/dokumen kependudukan juga harus dijaga karena informasinya terkait kelangsungan hidup bangsa dan negara. Dengan demikian, arsip/dokumen kependudukan ini dapat dikategorikan sebagai arsip terjaga. Dalam Pasal 1 angka (8) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. (Media Kearsipan)
