Demak – Jumat (5/6), Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Sedangkan Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa “Arsip” adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintahan karena informasi yang penting terkandung didalamnya.
Dalam rangka untuk menjaga serta menunjang kecepatan proses pencarian arsip dan dokumen Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Demak melaksanakan program Digitalisasi Arsip Kependudukan yaitu mendokumentasikan semua arsip kependudukan dan pencatatan sipil dalam bentuk Digital. Program Digitalisasi ini bertujuan untuk mengalihkan media penyimpanan arsip dari manual ke digital, karena penyimpanan arsip secara manual banyak kendala dan resiko, contohnya resiko kebakaran, kebanjiran atau resiko hilang jika dengan penyimpanan manual, sedangkan arsip kependudukan dan pencatatan sipil merupakan dokumen yang sangat vital, belum lagi masalah pencarian arsip yang bisa memakan waktu yang lama.
Digitaliasasi dokumen kependudukan dan pencatatan sipil Tahun ini di mulai dengan melakukan scan dokumen dan entry data Arsip akta kelahiran, yang dalam sehari dapat memproses dan menscan sebanyak 100 dokumen arsip Akta kelahiran yang Tahun ini di targetkan bisa menyesaikan digitalisai akta kelahiran dari Tahun 2009 s.d 2016 dan di harapkan kedepannya semua dokumen kependudukan dan pencatatan sipil dapat di alihkan ke penyimpanan digital. Hal ini diungkapkan oleh Kabid PIAK dan Pemanfaatan Data Dindukcapil Kab. Demak, Rudy Hartono, S.IP.
